القواعد الأساسية لصياغة خطابك التمهيدي

لايوجد شكل واحد “معتمد” ولكن هناك بعض القواعد الأساسية التى يجب أن تراعيها عند كتابة الخطاب التمهيدي:

جزء مكون من 3 أسطر فى الجزء العلوي الأيمن أو الأيسر من الصفحة ويحتوي على ما يلي: عنوان منزلك وبه اسم الشارع، والمدينة، والولاية أو الإقليم أو العمالة والرمز البريدي، والتاريخ (يمكن أن يوضع التاريخ منفصلا عن كل هذا الجزء بسطر واحد). جزء آخر مكون من 3 أسطر على أقصى اليسار، على بعد مسافة واحدة تحت التاريخ، ومسافة واحدة فوق سطر التحية. يحتوي هذا الجزء على الاسم الكامل للمرسل إليه وعنوانه بما فى ذلك المدينة والولاية والرمز البريدى. استخدم النقطتين بعد التحية ولا تستخدم الفاصلة، ويجب أن توجه التحية إلى شخص معين بطريقة رسمية. استخدم تحية شخصية (وليس على سبيل المثال “لمن يهمه الأمر”) وحاول بجدية أن تعرف الشخص الذي سيتلقي الخطاب، وإذا قضت الضرورة قم بالاتصال هاتفيا بالشركة واستفسر عنه. إذا لم تحصل على اسم معين فخاطب فى خطابك “مدير التشغيل” “مدير التعيينات” أو ببساطة “المدير”. يجب فصل الفقرات من بعضها البعض بمسافة سطر واحد، وليس من الضروري الدخول بالنص قليلا من الحافة. يمكنك استخدام التعداد النقطي والحروف السوداء فى جسم الخطاب التمهيدي لتنظيم وإبراز المعلومات حتى تكون أكثر سهولة فى القراءة. إذا قررت استخدام هذه الوسائل فلا تبالغ فى الاستخدام. في نهاية الخطاب اكتب “مع خالص التقدير” يتبعها التوقيع تحتها، ثم الاسم كاملا ومطبوعا تحت كل ذلك. اترك دائما مكانا كافيا للتوقيع بين الجملة الختامية واسمك عندما تقوم بطباعة خطابك التمهيدي.

طريقة كتابتك لخطابك التمهيدي على درجة من الأهمية توازي أهمية الرسالة التى تود توصيلها، وخطابك هو مثال على قدراتك للتواصل والاتصال بالآخرين، ولا يوجد صاحب عمل مستعد لأن يوظف شخصا لايستطيع القيام بذلك بشكل فعال. فيما يلي ستجد بعض الإرشادات التي ستساعدك فى كتابة خطاب يدل شكله على قدراتك المهينة:

  • اجعل للخطاب صفة شخصية:

حاول فى خطابك التمهيدي أن تخاطب الشخص المسئول عن التوظيف إذا أمكن ذلك، فعندما تكتب تحية عامة غير محددة يشعر المتلقي أنك لاتعرف الشركة معرفة جيدة، وهو شعور يجعل المتلقي للرسالة يشعر أنك غير متحمس للعمل مع هذه الشركة، وبالمثل فإن عبارة “لمن يهمه الأمر” ربما لن تهم أى شخص على الإطلاق، أما “السيد الموقر” أو “السيدةالفاضلة” فلا ننصحك بها ـ لاتخاطر بإغضاب قارئك أو إثارة حفيظته.

إذا لزم الأمر قم بإجراء مكالمة هاتفية أو بزيارة المكتبة أو باستخدام الإنترنت لتعرف اسم ولقب الشخص المسئول عن التوظيف، ثم تأكد أنك كتبت الاسم بطريقة صحيحة. تذكر أن المسئول عن التوظيف سيبحث عن أشخاص متميزين، فلا تتعجل فى محاولة معرفة الشخص المسئول وربما تصبح الشخص الذى يقع عليه الاختيار.

  • كن طبيعيا:

استخدم لغة وتركيبات لغوية بسيطة وخالية من التعقيد. لاتحاول أن تبدو كما لوكنت شخصا آخر، خاصة إذا كان هذا يعنى استخدام لغة مغالية الرسمية أو جمل معقدة أو كلمات لم تستخدمها من قبل (فقد تسيء استخدامها فى خطابك)، وربما يكون قصدك هو خلق انطباع جيد ولكن قد ينتهي بك الأمر فتخلق انطباعا مغايرا تماما. اكتب كما تتكلم. كن رسميا ولكن لاتكن متصلبا. قل ما تريد قوله بشكل بسيط ومباشر ولا تعتمد على قواميس المرادفات. وكما فعلت مع سيرتك الذاتية استخدم الأفعال الدالة على الحركة لكي تكتب جملا كلها حيوية وقوة.

  • كن محددا واذهب إلى النقاط الهامة مباشرة:

يجب أن يكون خطابك التمهيدي مثيرا للاهتمام بشكل يدفع القارئ أن يراجع سيرتك الذاتية، ولكنه لايجب أن يكون أكثر من مقدمة للسيرة الذاتية وليس تكرارا لها. تأكد أنك قد أجبت على السؤال: “ما السبب الذى يجعلنى أن أقدم وظيفة لهذا الشخص؟”

تجنب استخدام العبارات المستهلكة مثل: “اسمح لي بتقديم سيرتي الذاتية لسيادتكم” أو “أنا شخص أعرف كيف أتعامل مع الجمهور” فمن الصعب أن تعرض نفسك كشخص له مواصفات فريدة إذا كان خطابك يبدو مماثلا لجميع الخطابات الواردة الأخرى.

  • كن إيجابيا:

لاتشكو من رئيسك فى العمل أو تصف عملك الحالى أو السابق بأنه “ممل”، فمن الصعب توظيف شخص لايعجبه شيء ويصعب التعامل معه. وأهم شيء لاتستخدم نبرة متوسلة للحصول على وظيفة. فربما تساءل مدير التوظيف عن سبب استماتـتك فى طلبك للوظيفة.

  • كن واثقا من نفسك ولكن بدون عجرفة:

لاتكن سلبيا أو متواضعا بشكل زائد عن الحد. أذكر أن لديك المؤهلات المطلوبة لهذه الوظيفة ولكن لاتطالب بها، ولا تعلن أنك تعرف عن الشركة أكثر مما تعرفه بالفعل. اشرح أسباب جاذبية الشركة بالنسبة لك (لابد وأن يكون هناك سبب ما حيث انك تتقدم بطلب وظيفة فيها) واترك الموضوع عند هذا.

  • كن مؤدبا ووقورا:

ربما كنت انسانا لماحا تحب الفكاهة مع أصدقائك، ولكنك يجب أن تعامل صاحب العمل بكل احترام ووقار.

  • اظهر كفاءتك:

لاتضيع المساحة (ووقت القارئ) فى تفاصيل غير ضرورية. احترم وقت صاحب العمل وذلك بأن تتأكد أن كل جملة فى خطابك تساهم فى توضيح اهتمامك بالشركة، وكيف أنك خير من يسد احتياجاتها، وكيف ستقوم بالاتصال بالشركة مرة أخرى في المستقبل القريب.

  • اطبع خطابك:

ولكن حاذر من أخطار الطباعة على برامج معالجة الكلمات. إذا أرسلت نفس الخطاب إلى عدة شركات تأكد أنك عدلت جميع الجمل الخاصة لتناسب كل حالة، اقرأ كل خطاب بعناية قبل أن تقوم بتوقيعه.

  • اجعل من السهل الوصول إليك:

تذكر أن تعطي صاحب العمل وسيلة الاتصال بك. تأكد أن رقم الهاتف الذى تذكره سيتم الرد عليه بشكل أكيد سواء بواسطة شخص ما أو بآلة الرد الآلي. أذكر عنوان بريدك الإلكترونى إذا أمكن ذلك.

لاتترك الكرة فى ملعب صاحب العمل. وضح له الاستجابة التى تنتظرها من هذا الخطاب وكيف ستقوم بالمتابعة فيما بعد. على سبيل المثال لا تقم بإنهاء خطابك بـ “وفي انتظار خطاب منكم فى القريب العاجل”.

  • راجع ودقق:

تأكد أن الخطاب يخلو من الأخطاء النحوية والهجائية ثم راجع مرة أخرى، فالأخطاء المطبعية والنحوية تعطي فكرة سيئة عن قدراتك فى العمل. لاتعتمد اعتماد كليا على وظيفة مراجعة الهجاء الآلية الموجودة فى برامج معالج الكلمات، فإذا استخدمت كلمة “هناء” بدلا من “هناك” فلن يلاحظ برنامج معالجة الكلمات الخطأ الوارد. احتفظ بالقاموس على مقربة منك وراجعه للتأكد من الاستخدام السليم، وراجع أيضا “كتيب الكتابة السليمة” لأية استفسارات نحوية.

  • وقع الخطاب:

إذا نسيت توقيع الخطاب فربما شعر صاحب العمل أنك قد أرسلت نموذج خطاب.

  • قم بإخراجه بشكل جيد:

اطبع سيرتك الذاتية وخطابك التمهيدي على نفس نوع الورق فمن شأن هذا أن يجعلهما يبدوان عملا حرفيا. لاتستخدم سوى طابعة تستطيع إخراج نسخ نظيفة يمكن قراءتها وخالية من العلامات غير المقصودة أو القذرة. تجنب استخدام الطابعات من نوع الطابعات بنظام النقاط أو الطابعات اليدوية.

  • احتفظ بنسخة:

اعمل نسخة من كل خطاب ترسله واحتفظ به للرجوع إليه مستقبلا إذا لزم الأمر.

أضف تعليقاً

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s

%d مدونون معجبون بهذه: