إرشادات هامة لإنجاز الخطاب التمهيدي

للخطاب التمهيدي قدر كبير من الأهمية سنقدم لك فيما يلي بعض الإرشادات التي تساعد على كتابة هذا الخطاب الهام :

• ابدا بتعريف نفسك والخبرات العلمية و العملية التي تمتلكها .
• توقع أن المرسل إليه تصله مئات الرسائل وبالطبع الوقت المخصص لقراءة كل رسالةقصيرة، فحاول أن يكون خطابك قصيرا ولكن مثيرا للاهتمام.
• تجنب الأخطاء الإملائية واقرأ الخطاب عدة مرات قبل إرساله فقد تكتشف به أي خطأ.
• من الأفضل أن توجه خطابك إلي شخص معين بالاسم , وحاول أن تذكر اسم الشركةالموجه إليها الخطاب على الأقل مرة في سياق الكلام مما يوضح اهتمامك بهذه الشركة بالذات.
• تجنب شرح كيفية معرفتك بالشركة إن كان عن طريق الإنترنت أو عن طريق صديق لك. فهذا إهدار للوقت لأنه غير هام في السيرة الذاتية.
• وجه رسالتك إلى شخص معين إذا أمكن كان توجه إلى رئيس شئون العاملين أو مدير الموارد البشرية فكلما كانت رسالتك موجهة لشخص بعينة كلما لفتت الانتباه .
• ابتعد عن كتابة أية معلومات غير حقيقية .
• يجب أن تكون رسالة متوسطة الحجم كأن تكون 4 فقرات كل فقرة من 4 إلى 5 سطور .
• اتبع أسلوب سهل وبسيط للكتابة .
• دقق في الأخطاء اللغوية والنحوية .
• اذكر عنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني .
• فى نهاية الخطاب وضح ما تتمنى أن يحدث بعد ذلك. لاتترك الكرة فى ملعب صاحبالعمل ولكن كن إيجابيا! اخبر صاحب العمل المرتقب كيف يمكنه الاتصال بك، سواء عن طريق الهاتف أو البريد الإلكترونى، ولكن لا تنتظر المكالمة.
• اشرح له أنك إذا لم تسمع منه فى خلال أيام فسوف تتابع الموقف بالهاتف لتتأكد أنسيرتك الذاتية وخطابك التمهيدي قد وصلا إلى الأيدي الصحيحة، وللترتيب لمقابلةشخصية.
• كن قاطعا ولكن بأدب (بعض الباحثين عن وظيفة قد يريدون كتابة فقرة لشرح أى جانبيشعرون أنه غامض في السيرة الذاتية مثل وجود بعض الفرغات فى التاريخ الوظيفي).

الهدف من الخطاب التمهيدي

إن الخطاب التمهيدي يهدف إلى تحقيق هدفين أساسيين:

الهدف الاول:

التعبير عن رغبتك في العمل بالوظيفة المعلن عنها . يجب أن تجذب الفقرة الأولي انتباه المسئول عن التوظيف. اشرح بدقة لماذا أرسلت سيرتك الذاتية: اهتمامك بالشركة ورغبتك في القيام بعمل يحتاجون إليه. وضح اهتمامك عن طريق الإشارة إلى أية علاقات موجودة بين صاحب العمل وبينك، وضح انك تعمل فى نفس المجال، أو ان لديكما اهتمامات مهنية مشتركة، أو أنك كنت تتابع انباء الشركة أو المصنع من الأخبار العامة. إذا كان صديق مشترك أو شريك قد وجه أنظارك إلى الشركة فاذكره، وربما شعر مدير التوظيف فى هذه الحالة أن من واجبه أن يرد على خطابك (ولكن لاتحاول أن توحي بأنك تعرف أكثر مما تعرفه فعلا، فإذا أصدرت تصريحات غير دقيقة عن الشركة أو المصنع فسيستطيع مدير التوظيف اكتشاف ذلك). عندما تعرض أن تقوم بعمل يحتاجون إليه فى الشركة حاول أن تكون دقيقا على قدر المستطاع. لاتكتفي بأن تذكر الوظيفة ولكن صف ما تحتاجه الشركة من هذه الوظيفة.

الهدف الثاني:

هو إقناع صاحب العمل المرتقب انك الشخص الأمثل للوظيفة المعلن عنها . فى الجزء الثانى من الخطاب (وبإيجاز) وضح المهارات التى تمتلكها والتى يحتاجها صاحب العمل بصفة خاصة. من غير الضروري أن تقدم الكثير من التفاصيل. اترك هذا لسيرتك الذاتية. وبدلا من ذلك استخدم هذا الجزء لإبراز كيف ستستخدم مواهبك وخبراتك لتفيد الشركة. لاتستخدمه لتشير إلى كيف ستستفيد أنت من وظيفتك، فمدير التوظيف أمامه عدد كبير من السير الذاتية وعنده وظائف يحتاج لأن يملأها، ولهذا فلن يكون لديه اهتمام خاص بسعادتك الشخصية أو شعورك بتحقيق ذاتك. استخدم ضمير المتكلم “أنا” فى أضيق حدود ممكنة، وحاول استخدامه بالمعنى التالي: “هكذا استطيع أنا أن أساعد”.

مفهوم الخطاب التمهيدي

ربما كان أكثر شىء يحير الباحثين عن الوظائف بعد كتابة السيرة الذاتية هو كتابة الخطاب التمهيدى الذى يرسل معها. فالواقع أن السيرة الذاتية تحتاج إلى مقدرة جيدة على الكتابة واهتمام بالتفاصيل، ولكن الخطاب التمهيدى مكتوب وموجه لشخص معين ـ الموظف المسئول عن عملية التوظيف ـ ويتطلب من الباحث عن وظيفة أن يجيب على أهم سؤالفى ذهن ذلك الشخص وهو: “ما الذى يجعل هذا المتقدم أفضل شخص يناسب هذه الوظيفة؟”

إن قدرتك على كتابة خطاب تمهيدي جيد قد يلعب دورا كبيرا فى فعالية وتأثير سيرتك الذاتية، فالخطاب التمهيدى الجيد سيحصل لك على مقابلة شخصية، أما الخطاب السيء فقد لا يجعل من سيرتك الذاتية سوى فكرة مستبعدة. الخطاب التمهيدي هو فرصتك لكي تعرضنفسك على صاحب العمل المرتقب كأفضل متقدم لهذه الوظيفة بالذات. ولهذا السبب فهويماثل فى أهميته أهمية سيرتك الذاتية، وفى الواقع لايجب عليك أن ترسل سيرتك الذاتيةأبدا بدون خطاب تمهيدى مصاحب.

وأهم شيء ينبغي عليك تذكره أن خطابك التمهيدي يقوم بغرض مختلف تماما من سيرتكالذاتية ولايجب أن يكرر التفاصيل الموجودة فى السيرة الذاتية مثل التاريخ الوظيفي أو التعليم أو الأهداف الشخصية، فالسيرة الذاتية تدور حولك وحول خبراتك ومهاراتك، أما الخطاب التمهيدي فهو يبرز ما يمكنك أن تقوم به لصاحب العمل.

تقديم السيرة الذاتية بشكل لائق + طريقة سهلة لإنجاز السيرة الذاتية باللغة الفرنسية

تقديم السيرة الذاتية بشكل لائق .

الإنطباع الأول عن السيرة الذاتية عامل مؤثر لدى صاحب العمل في تقبلك ، لذلك :

• أترك العديد من المساحات البيضاء لتبرز محتوى السيرة الذاتية وجعلها أسهل فيقراءتها .
• أستخدم هوامش عريضة ومسافات مزدوجة بين العناوين الرئيسية .

بعض العيوب التي تؤدي لسيرة ذاتية مرفوضة :

• أوراق متسخة، أو غير مناسبة.
• الهوامش غير متساوية.
• كثرة المعلومات غير المفيدة.
• نص مكتوب بخط اليد.
• العناوين مبهمة وعريضة.
• لغة اصطلاحية تقنية.
• وجود تشطيبات وبقع حبر.
• غياب التواريخ.

طريقة سهلة لإنجاز السيرة الذاتية باللغة الفرنسية.

لكي تنجز سيرتك الذاتية بطريقة جد يسيرة يمكنك تحميل البرنامج المجاني CVitae Version 3.1.1 française.

إلتحق بالموقع :

http://cvitae.semantis.fr/telecharger.htm ثم أنقر :

CVitae Version 3.1.1 française

لتحميل ملف تنصيب البرنامج.

أنواع السيرة الذاتية : السيرة الذاتية الإلكترونية

السيرة الذاتية الإلكترونيةهى سيرتك الذاتية بشكل يمكن إرسالة عبر البريد الإلكتروني أو الإنترنت. وميزة وجود سيرة ذاتية إلكترونية ببساطة هي أنك تستطيع التقدم إلى الوظائف المعلنة في العالم أجمع عن طريق البريد الإلكتروني أو الإنترنت، ولن تكون بحاجة إلى فاكس أو بريد عادي.

إذا كانت سيرتك الذاتية موجودة على جهاز الكمبيوتر أو على قرص مرن فلديك فى الواقع سيرة ذاتية إلكترونية، ولكن هذا ليس بالضرورة أكثر الأشكال فائدة. وعلى الرغم من حقيقة أن معظم برامج البريد الإلكترونى تستطيع التعامل مع المستندات المرفقة ـ سواء كانت مكتوبة على برنامج وورد أو غيرها ـ إلا أنه ليس صحيحا أن كل شخص أو هيئة ترسل إليها مثل هذه المستندات قادرة أو مستعدة لاستقبالها فى هذا الشكل. ولكن النص العادي المجرد bloc note يمكن استقباله من أي جهاز كان، ولهذا فهو مطلوب في أحيان كثيرة.

• عند إرسالك لسيرتك الذاتية الإلكترونية تذكر التالي:

ارسل معها خطابا تمهيديا وتأكد أنك ذكرت أين قرأت الإعلان. ارسل كلا من السيرة الذاتية والخطاب التمهيدي فى ملف واحد. يمكنك عمل ذلك عن طريق كتابة أو لصق خطابكالتمهيدي فى الفراغ الموجود قبل السيرة الذاتية. يمكنك أيضا إرسال خطابك التمهيديكرسالة إلكترونية وسيرتك الذاتية الإلكترونية كملف مرفق مع الرسالة. اكتب اسم الوظيفة و/أو رقم الوظيفة كعنوان رسالتك. أذكر أي أرقام موجودة بالإعلان لها علاقة بالوظيفة.

الأخطاء الشائعة في السيرة الذاتية المرسلة عبر البريد الإلكتروني :

• إظهار عدم الأمانة:

لا ترسل سيرتك الذاتية من عنوان البريد الإلكتروني الخاص بعملك هذا الأمر كأنك ترسل سيرتك الذاتية علي ورق خطابات الشركة المدون عليه اسمها ومقرها. كما أنه يعطي انطباعا باستغلالك لوقت الشركة لتحقيق مصالح شخصية وهو البحث عن عمل. أما إذا اكتشف مديرك الحالي ما تقوم به فستكون في موقف لا تحسد عليه.. إذن من الأفضل استعمال بريد إلكتروني مثلا Hotmail.com , yahoo.com .

• استخدام الألفاظ والأسماء التي لا تصلح لبيئة العمل :

لا تستخدم أسماء غريبة لبريدك الإلكتروني مثل gazazaryoasha@hotmail فهذه الأسماءتعطي انطباع غير طيب عن صاحبها , فاختر اسما مناسبا للتعامل مع الشركات.

• من فضلك أرسل الرد على عنواني الآخر:

يطلب البعض في نهاية الرسالة أن يتم الرد عليهم علي عنوان بريدي آخر, وبالطبع هذا طلب غير منطقي لأن الطبيعي أن يتم الرد باستخدام Reply ففي وسط الكم الهائل من الرسائل التي تصل الشركة لن يتم تذكر مثل هذا الطلب وبالتالي قد تضيع فرصة العمل, فلا تنسي أن ترسل السيرة الذاتية من العنوان الذي تريد أن يصلك الرد عليه.

• رسالة واحدة لكل الشركات:

ليس من اللائق أن ترسل نفس الرسالة لكل الشركات مرة واحدة باستخدام (إرسالجماعي) ولكن من الأفضل إرسال رسالة منفردة لكل شركة موضح بها البريد الإلكترونيالخاص بها وحده, فهذا دليل اهتمامك بهذه الشركة دون غيرها مما سيكون له أثر طيب فياحترام الشركة لطلبك.

• الخطأ الشائع : ترك عنوان الرسالة فارغا :

الكثير من الناس يهمل موضوع الرسالة (Sujet) فيتركه شاغر رغم أهميته, أو قد يكتب عبارة غير ملائمة مثل: أحتاج إلي عمل, سيرة ذاتية. إذا أخذت في الاعتبار أن الشخص المسؤول تصله مئات الطلبات فمن الأفضل إذن لفت انتباهه باستعمال عبارات مثل: منسق أو منسقة ذات خبرة تتقدم للوظيفة , مهندس مدني يتقدم لوظيفة مدير مشروع ، خريج إدارة موارد بشرية يتقدم لوظيفة مدير موارد بشرية.

• لا ترسل رسالة خالية:

غالبا ما يتم إرسال السيرة الذاتية في شكل مرفقات مع ترك الرسالة خالية تماما. متوقعين أن يقوم الشخص بفتح (المرفقات) مباشرة, ولكن إذا لم ينتبه الشخص لوجود المرفقات فسيقوم بإلغاء الرسالة فورا, فيجب إذن توضيح وجود مرفقات والأفضل إرفاق خطاب طلب العمل.

• الالتزام بآداب العمل :

يجب مراعاة أصول الكتابة عند إرسال رسالة طلب العمل فهي موجه لشركة وليس لصديقفلا ينبغي استخدام الصور المتحركة أو الوجوه ومراعاة قواعد الكتابة والحروف.

• الرسائل الكبيرة تزعج صاحب العمل :

احترس! فحجم رسائل البريد الإلكتروني هام جدا, فبعض المتقدمين للعمل يرسلون سيرتهم الذاتية في ملف كبير جدا يصعب تحميله علي الكمبيوتر كما أنه قد يغلق حافظة البريد الوارد للمتلقي, إذن حاول تجنب إرسال المرفقات الغير هامة مثل صور الشهادات التي حصلت عليها أو خطابات التذكية. وتذكر أن لا ترسل سيرتك الذاتية المنسوخة على جهاز النسخ (Scanner) فمثل هذه الصور يصعب تخزينها.

• أفضل البرامج والشائعة الاستخدام هو وورد (Word):

لا ترسل سيرتك الذاتية في Zip file أو تستخدم acrobat ولكن استخدم دائما word فهو أسهل الطرق المقبولة عالميا , حتى لو كانت سيرتك الذاتية من 3 أو4 صفحات وبالطبع لا ترسله باستعمال برنامج Power Point أو Excel .

• السير الذاتية الجماعية :

لأسباب غريبة يقوم بعض الأصدقاء المتقدمين للعمل بإرسال سيرتهم الذاتية معا في ملف واحد, فتصل الرسالة ومرفق بها 3 أو4 سير ذاتية مختلفة وهو شئ غريب جدا لم نجد له تفسير لأنه لا يوفر الوقت أو الجهد.. ولكن يعزز من فرصة تجاهل أصحاب هذه السير الذاتية معا!

• مراجعة الرسالة :

بعض المتقدمين للعمل قد يحتفظون بسيرتهم الذاتية علي جهاز الكمبيوتر الخاص بغيرهم أو بالعمل فيضعون لها اسم الملف وقد ينسي البعض ويرسل السيرة الذاتية دون محو أو مراجعة اسم مسار الملف ، أنشئ من قبل ، اسم صاحب الجهاز المستخدم مما قد يتسبب بظهور أكثر من إسم على السيرة الذاتية مما يزيد من ضياع فرصة العمل.

نصيحة هامة :

• تابع برسالة إلكترونية أواتصال هاتفى بعد أسبوع أو ما شابه من إرسالك لطلبك.

• تابع بريدك الإلكتروني بشكل مستمر لتلقى الردود أو للتأكد من أن رسالتك لم تخطئ الجهة المقصودة.

أنواع السيرة الذاتية : السيرة الذاتية الورقية

الشكل الخارجي للسيرة الذاتية هام جدا و ليقدمك بشكل محترف فيجب أن يكون جذابا :

• يجب كتابة السيرة الذاتية باستخدام الكمبيوتر وباستخدام برنامج Word وأن تتم طباعة المستند بوضوح. ولا تستخدم أبدا برامج أخري مثلExcel,Power point أيضا يجب تفادي التصحيح بخط اليد علي مستند السيرة الذاتية بعد طباعته لأنه يوحي بالإهمال, الحل هو إعادة الطباعة .
• استخدم ورق أبيض فقط لكتابة سيرتك الذاتية ولا تستخدم أبدا الورق الملون أو ذو الخلفيات والرسومات.
• استخدم زر Tab بدلا من Space bar عند كتابة بياناتك لتكون بشكل منظم.
• الكتابة تكون بالخط الأسود فقط ولا تستخدم الظلال والخطوط المائلة ولا تضف صورا أو رسومات (من Power point أو غيرها).
• قلل من استعمال الخطوط الثقيلة والمسطرة إلا لبعض العناوين فقط.
• لا تعذب صاحب العمل باستخدام خطوط غريبة وصغيرة الحجم ولكن استخدم فونت 12 أو 14 .
• لم يحن الوقت بعد لإرفاق صور من الشهادات التي حصلت عليها, أرسل سيرتك الذاتية فقط أما باقي المستندات فأرسلها عندما يتم طلبها منك.
• تجنب الفقرات الطويلة (التى تزيد عن ستة أو سبعة أسطر)، فكثير من الأحيان يمر مديرو التوظيف بأنظارهم مرورا سريعا عبر السيرة الذاتية، ولهذا فإذا وضعت بياناتك على شكل أجزاء صغيرة يسهل التعامل معها فستزداد فرصة قراءة سيرتك الذاتية.
• إذا اضطررت إلى عمل نسخ من سيرتك الذاتية تأكد أن هذه النسخ نظيفة وواضحة، فحتى أفضل السير الذاتية تنسيقا قد تدمرها آلة النسخ الرديئة.
• يفضل عند عمل السيرة الذاتية الابتعاد عن الصور والزخرفة الزائدة.
• لا تختصر الكلمات إلا إذا كانت كلمات معلومة للجميع مثل Tel التي تعني الهاتف.

نصائح عامة لكتابة السيرة الذاتية :

التركيز على الإيجابيات: روج لقدراتك عن طريق التركيز على الإنجازات الإيجابية التي قمت بها خلال فترة العمل، الدراسة أو التفاعل مع المجتمع، وتجنب ذكر السلبيات كإنهاء عقد العمل أو خلاف مع مديرك السابق أو حتى ذكر معدلك الدراسي المتدني.

التركيز على الإنجازات: لا تقتصر على ذكر المسئوليات التي قمت بها ولكن اذكر الأشياء والأنشطة التي قمت بإنجازها خلال القيام بالمسئوليات وكن دقيقاً في ذكر الإنجازات. – أفعال الحركة دائماً عليك ابتداء الجملة بأفعال تدل على نشاطك وقدراتك مثال: أشرفت، نظمت، خططت، طورت، أنشأت.

تجنب الجمل الطويلة:

• استعمل مفاتيح الكلمات والاختصارات عوضاً عن الجمل الطويلة.

• لا تذكر كلمة “أنا” .

• كن مباشراً في الكلام.

استعمال المصطلحات المعروفة – المشهورة: استعمل اللغة المرتبطة بنوع الوظيفة التي ترغب فيها وعليك التأكد من أنك واضح وكلامك مفهوم.

كن صادقاً : عند سرد المهارات والقدرات الخاصة بك ولا تدرج أي شئ وأنت تعلم أنه ليس فيك.

كن مختصرا: حيث أن مسئولي جهات التوظيف في كثير من المؤسسات والشركات وقتهم ضيق، لذا حاول أن تكون السيرة الذاتية الخاصة بك في حدود صفحة واحدة أو صفحتان على الأكثر. اكتب سيرتك الذاتية بنفسك فأنت خير من يعرف إمكاناتك وقدراتك وخلفياتك العلمية والعملية.

وهناك نصائح أخرى في هذا الخصوص :

• لا تستعمل الألوان المزعجة. لا تحدد الراتب الشهري الذي تود الحصول عليه ويمكن تحديده في الرسالة المرفقة مع السيرة الذاتية.
• ضع النتائج التي أحرزتها في عملك وليس فقط المسئوليات والواجبات، فمثلاً عند علمك كمحاسب توضع الأعمال الحسابية التي قمت بها مثل إعداد الميزانيات ومراجعتها وعدد المرات
• أحذف المعلومات غير الضرورية
• اجعل الجمل قصيرة بقدر الإمكان .
• احذف الجمل المكررة إذا كنت تقوم بنفس العمل في عدة وظائف، أشرح الأولى فقط وأذكر أسماء الوظائف الأخرى
• أذكر مواعيد الألتحاق بالعمل والتخرج بالسنة وليس بالشهر .
• أحذف المعلومات الشخصية والتي لا تهم صاحب العمل مثل الوزن – الطول – أسماء الأبناء .
• استخدم جملاً قصيرة وكلمات فعالة ، كلمات تدل على الإنجاز والكفاءة والقدرة .
• استخدم مصطلحات فنية تشير إلى معلومات تتصل بمجال عمل الشركة أو جهة العمل المتقدم للعمل فيها أو أي معلومات أخرى تعرفت عليها تخص جهة العمل أو المركز المرغوب.
• بين اهتماماتك تجاه الشركة او جهة العمل والوظيفة المتقدم لها .
• استخدم ورقاً من نوع جيد وفاخر وابتعد عن الورق البراق أو الملون وخاصة الألوان الفاقعة.

بعض الأخطاء الشائعة التي يمكن تفاديها:

• كتابة المواد التي درستها أثناء دراستك الجامعية .
• إضاعة الثلث الأول من الصفحة في كتابة بياناتك وعنوانك وتليفوناتك.( يجب ألا تزيد المعلومات الشخصية عن 4 أو 5 أسطر).
• استعراض المهارات العادية لاستخدام الحاسب الآلي بكتابة كل الدورات التي حصلت عليها مثل Windows, Word, Excel, Power point كل واحدة في سطر فيمكنك اختصارها جميعا في سطر واحد أو كتابة عبارة ( علي علم بتطبيقات الحاسب الآلي).

هام جدا :

• يجب عى كل شخص أن يكتب أكثر ما يجذب الانتباه إلي سيرتك الذاتية , بالطبع الكلية التي تخرجت منها والمدرسة التي تعلمت بها مهمة ولكن الأهم والذي سيفيدك في المجال العملي هو خبرتك السابقة حتى لو اكتسبت هذه الخبرة أثناء التدريبات الصيفية.
• راجع ما كتبت وتأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية أو أخطاء في تركيب الجمل ولزيادة التأكد يفضل عرض السيرة على أحد ذوي الخبرة لمراجعتها .
• حاول أن تجعل سيرتك الذاتية مناسبة من حيث الأسلوب لإدخالها في الكمبيوتر حيث إن بعض جهات العمل تستخدم الكمبيوتر وشبكات الكمبيوتر لتخزين المعلومات في قواعد بياناتهم الخاصة.
• ضع السيرة على أسطوانة كمبيوتر لمساعدة الشركة المتقدم للعمل فيها على وضعها في قاعدة بياناتهم الخاصة.
• سلط الضوء على ما تستطيع عمله لصاحب العمل، وكن محددا. إذا كنت تقدم أوراقك لأكثر من وظيفة فعدل من سيرتك الذاتية طبقا لذلك. من المفيد أن تعدل سيرتك الذاتية لتناسب وظيفة معينة ولا تنس أن تذكر الخبرات التى لها صلة بالوظيفة التى تتقدم لها.
• التفاصيل غير الضرورية تشغل حيزا كبيرا بلا داع من مساحة السيرة الذاتية. لاتذكر هواياتك واهتماماتك إلا إذا كانت مرتبطة بالوظيفة التى تتقدم لها، تجنبها تماما إذا كنت بحاجة إلى مساحة لتصف خبراتك الوظيفية.
• من الأفضل إضافة سطر يبين نشاط الشركة التي عملت بها وحجم تعاملاتها وحجم العاملين بها حتى يتعرف القارئ عليها.
• حاول أن تبين إنجازاتك في كل وظيفة شغلتها وليس فقط كتابة اسم الوظيفة.
• لا تترك أوقاتا بدون عمل دون توضيح السبب ( مثل أداء الخدمة العسكرية أو الحمل والوضع بالنسبة للسيدات).
• لا تستخدم اختصارات للمصطلحات الخاصة بالشركات أو غيرها إلا بعد توضيح معناها بين قوسين.
• تجنب استخدام العبارات الطنانة أو صيغ المبالغة بدون داع ومنها (أفضل وخبير وأكبر..) كما ينصح بتجنب استخدام عبارات الاحترام الزائدة في مخاطبة الشركة الموجه إليها طلب الالتحاق مثل: الموقرة أو ذكر أنها أفضل شركة .
• ذا كان مطلوبا إرفاق صورة شخصية فأرسل صورة حديثة مقاس 4× 6 مع مراعاة مظهرك العام بها, فعلي الشاب أن يرسل صورته وهو يرتدي بذلة وقميص مناسب وربطة عنق, وعلي الآنسات والسيدات أن يرسلن صورة بدون ماكياج مبالغ فيه أو مظهر منتقد.

وأخيرا:

• راجع سيرتك الذاتية عدة مرات لاكتشاف الأخطاء اللغوية والنحوية.
• راجع الشكل النهائي لأنه هو الذي سيحدد إن كان سيتم استدعاؤك لإجراء المقابلة أم لا .

ما يهم و ما يجب أن تتضمنه سيرتك الذاتية

ليس من المفروض في السيرة الذاتية أن تسرد الأعمال والمهارات والدراسات السابقة فقط ولكن يجب أن يتم ربطها بالوظيفة المستقبلية المستهدفة وذلك بأن توضح كيف من الممكن أن تفيد تلك المهارات والخبرات والدراسات في إنجاز العمل الجديد .

وظف سيرتك الذاتية للاحتمالات المختلفة.

في السيرة الذاتية لا يجب أن تذكر كل المهارات والوظائف السابقة والخبرات تفصيلياً بل يجب أن تذكر كل المهارات والوظائف السابقة والخبرات التي ترتبط وتخدم الوظيفة المستهدفة وتكون النقاط واضحة عند ذكرها .

الخطوات التنفيـذية لتحقيق هذا المبدأ قم بإعداد قوائم تتضمن المهارات والقدرات التي تتحلى بها واللازمة لمجالات عمل مختلفة لوضعها في سيرة ذاتية مختلفة مناسبة لوظائف متعددة .

عليك مراعاة النقاط التالية:

• حدد الصورة التي تريد أن تظهر بها أمام الآخرين في المجال الوظيفي مثل موظف جاديحب عمله أو موظف مبتكر ولديه قدرات فنية وشخصية مرحة أو مرن ومتعاون ويحافظ على المواعيد.
• كيف تحب أن تسوق نفسك؟!
• ما الأشياء المهمة التي تستطيع أن تقدمها إلى الشركة التي تريد العمل بها؟
• كيف تظهر نقاط القوة بطريقة فعالة؟

موضوعات أساسية تتضمنها السيرة الذاتية :

1- معلومات عامة أو معلومات شخصية عنك وتشمل :

• الاسم والنسب.
• الحالة الاجتماعية وعدد الأطفال.
• العنوان ويغطي:
• بريد المنزل أو العمل الحالي أو الجامعة.
• رقم الهاتف ورقم الفاكس.
• البريد الألكتروني.

2- معلومات عن التعليم وتغطي الجوانب التالية:

• اسم المدرسة أو الجامعة التي تخرجت فيها مع تحديد مكانها.
• الدرجة العلمية التي حصلت عليها في هذه الجامعة.
• تاريخ تخرجك والتخصص الذي درسته.

3- معلومات عن خبرتك:

وتشمل المناصب التي تقلدتها وأسماء الشركات التي عملت فيها مع عناوينها وكذلك أنواع الأعمال والأنشطة والمسؤوليات التي قمت بها والمهارات التي اكتسبتها. وتعد هذه من المعلومات المهمة التي يبحث عنها كل صاحب عمل والمسؤولون عن التوظيف.

4- معلومات إضافية (جوائز وامتيازات):

وهنا يمكن الإشارة إلى كل الامتيازات والجوائز المهمة التي حصلت عليها مع مراعاة تجنب ذكر أي أسماء شخصية كمراجع إلا إذا طلب منك صاحب العمل ذلك في وقت لاحق. ومن أمثلة الجوائز والامتيازات ما يلي:

• جوائز وشهادات تقدير خاصة.
• منح دراسية.
• لوائح الشرف الاكاديمية وقوائم المتميزين.

5- مهاراتك:

يمكن تعريف المهارة بأنها عبارة عن قوة أو قدرة مكتسبة تساعدالإنسان على القيام بعمله بطريقة فعالة ومؤثرة. هنا يجب التعريف بهذه المهارات والذي يمكن تحقيقه من خلال استعراض إنجازاتك الماضية والحاضرة ، وكذلك حصر الجوائز والمكافآت التي حصلت عليها ، وتساعد الإجابة عن الأسئلة التالية ، على سبيل المثال ، في إبراز ذلك :

• ما أفضل الأشياء التي تجيد عملها؟
• ما الشيئ الذي تحب أن تعمله ولماذا؟
• ما الأعمال التي تستغرق منك وقت قليل ويمكن القيام بها بدون صعوبة؟
• ما هي اللغة أو اللغات التي تجيدها إلى جانب اللغة العربية؟

توصيل القيمة الفعلية التي تميزك في سيرتك الذاتية

يجب توضيح المؤهلات والقدرات التي تجذب اهتمام صاحب العمل وليس المؤهلات التيتميزك بشكل عام متضمناً إنجازاتك السابقة . الخطوات التنفيذية لتحقيق هذا المبدأ يجب أن تحمل سيرتك الذاتية رسالتين لصاحب العمل:

• أنك تمتلك القدرة على إنجاز العمل المطلوب منك .
• أنك تستطيع تحقيق نتائج ملموسة .

حدد مهاراتك وقدراتك ومعلوماتك في سيرتك الذاتية التي تساعد على إنجاز العمل المطلوب.

قبل البدء الفعلي في كتابة السيرة الذاتية تذكر الأشياء التالية:

• السيرة الذاتية ملخص عنك فاجعلها مختصرة على ألا تغفل إبراز نقاط القوة فيك.
• السيرة الذاتية مكتوبة فاجعلها سهلة القراءة والفهم.
• السيرة وثيقة لتسويقك عند أصحاب العمل فاجعلها مقنعة وفعالة.

السيرة الذاتية تعكس شخصيتك فلا تبخل في إعدادها بالوقت والتفكير والجهد وذلك لأن الإهمال واللامبالاة في إعدادها قد يكون له آثار عكسية كبيرة في تسويق قدراتك.

الإعداد لكتابة السيرة الذاتية

يجب ألا يكون تنظيم سيرتك الذاتية ارتجاليا وخلال دقائق، وذلك لأنها تمثل أساس مخططاتك المستقبلية. لذلك من الواجب تخصيص بعض الوقت والتركيز على ما يساعدك في إنجاز هذا الأمر. فإذا أردت أن تحصل على سيرة ذاتية جيدة يجب أن تتحلى بالصفتين التاليتين: التركيز والروية. الوسائل اللازمة لكتابة سيرتك الذاتية يجب أن تكون سيرتك الذاتية على شكل ورقة مطبوعة بعناية ( عن طريق الحاسب أو الآلة الكاتبة )، وفي حال عدم توفر هذه الإمكانية لديك ، استعن بصديق مقرب أو شخص اختصاصي. وإذا كنت بحاجة لعدة نسخ منها فاطبعها بعدد النسخ المطلوبة. ولا تفكر بتصوير السيرة الأصلية، لأن مكاتب التوظيف لن تقبل بها حتى ولو كانت بنفس الجودة.

• الوثائق التي تحتاجها لإنشاء سيرة ذاتية كاملة:

1. الشهادات التي حصلت عليها.
2. رأي وتقدير المشرف على التدريب العملي المنجز.
3. الأبحاث.
4. التقارير الموثقة عن التدريبات المنجزة.
5. عقود الأعمال السابقة , شهادات حسن السلوك.

ملاحظة :

• عليك بالحذر يجب أن تكون المعلومات المذكورة عن المؤسسات التي عملت لديها معلنة للعموم، وليست سرا من أسرارها.
• الثقة : تحقق من مصادر وثائقك. تحقق مثلا من أن مؤسسة معينـة مشهورة في مجال صنع الإطارات، لا تنوه عن ذلك قبل التأكد من صحته.

• الأمانة: عليك أن تكون مخلصا في عناوينك وكتاباتك، ولا تزور بأرقام نتائجك لأنه من السهل التحقق من ذلك. راجع متطلبات الوظيفة المعلنة وحدد المؤهلات ذات القيمة بالنسبة لصاحب العمل.

• قم بتحديد مجال العمل الذي ترغبه و الذي تحبذ أن تكمل فيه حياتك العملية. فمنالمعروف أن الشركات ترغب في الأشخاص ذوي الرغبات الواضحة.
• قم ببعض الدراسات قبل التحدث إلى الشركات. و ابحث بشكل دقيق عن الشركات التي اخترتها وتأكد من معرفتك لنشاطها الأساسي والمنافسين لها. وستجد على مواقع التوظيف تعريف مختصر عن معظم الشركات المشتركة فيه أو ستكون موصلة من خلاله بموقعها على الإنترنت.

أشكال السيرة الذاتية

مع تنوع الخبرات الوظيفية المتاحة الآن فلا يوجد شكل واحد للسيرة الذاتية يناسب جميع الأشخاص، ولكن وبالرغم من ذلك فهناك طرق متعارف عليها لترتيب المعلومات فى سيرتك الذاتية لكى تبرزها فى أفضل شكل ممكن.

والأسلوبان اللذان يحظيان بأكثر اهتمام ومناقشة هما الشكل الزمنى والشكل الوظيفى، ولكل منهما مزاياه وعيوبه فيما يخص طريقة عرض البيانات. الأسلوب الثالث ـ الجمع بين الأسلوبين السابقين ـ هو محاولة للتوفيق بين الأسلوبين وهو أسلوب لاقى شعبية فى السنوات الأخيرة.

الشكل الزمني :

هذا هو أكثر أشكال السيرة الذاتية شيوعا والشكل المفضل لدى أصحاب العمل ، ففى الشكل الزمنى يسلط الضوء على الخبرة الوظيفية، ويتم عرض التاريخ الوظيفى للمتقدم بترتيب زمنى عكسى بحيث توضع أحدث وظيفة فى أعلى القائمة.

الشكل الزمنى يناسبك إذا كانت أحدث خبرة وظيفية لك لها علاقة بالوظيفة التى تتقدم إليها وإذا كنت تود الاستمرار فى نفس الخط الوظيفى أو مثيله، فصاحب العمل المرتقب يمكنه أن يرى بسهولة ما قمت بعمله وكيف تقدمت فى عملك واكتسبت خبرات جديدة.

وعلى الرغم من شعبية هذا الشكل إلا أن هناك بعض الأسباب التى قد تجعله غير مناسب لك. إذا كنت فى بداية دخولك إلى ساحة العمل من المدرسة، فإن مثل هذه السيرة الذاتية ستبرز افتقارك إلى الخبرة، أو ربما تكون قد عملت حديثا فى وظائف ليست لها علاقة بالوظيفة التى تتقدم إليها. إذا كنت تعود مرة أخرى إلى ساحة العمل بعد فترة طويلة من التغيب فإن مثل هذه السيرة الذاتية سوف تبرز فترة التغيب والسكون، وستظهر فترات الفراغ فى تاريخك الوظيفى بشكل أكثر وضوحا.

وبالمثل إذا كان تاريخك الوظيفى به العديد من الوظائف قصيرة الأجل فإن من شأن ذلك أن يؤدى بصاحب العمل المرتقب إلى التساؤل عن قدرتك فى المحافظة على وظيفتك والاستمرار فيها. أما وجودك فى وظيفة واحدة على مدى فترة طويلة من الزمن فى شركة ما قد تكشف عمرك إلى حد ما وربما لاتشعر أنت بالراحة إزاء هذا الموضوع.

الفائدة: هذا النموذج يعطي صورة واضحة عن جهات العمل التي عملت بها وما أنجزته خلال تلك الفترات، ويعتبر هذا النموذج منطقياً وسهل لمتابعة القارئ، والكثير من جهات العمل تفضله. الخطوات التي يجب إتباعها عند كتابة السيرة الذاتية طبقاً للترتيب الزمني .

• إبدأ بآخر وظيفة وانتقل لما يسبقها تباعاً مع التركيز على الوظائف الحالية .
• أذكر بالتفاصيل الوظائف الأربع أو الخمس السابقة فقط .
• لا حاجة لذكر تغير وظيفي حدث داخل نفس العمل .
• لا تذكر التفاصيل المشتركة بين نفس العمل .
• ركز على القدرات والمسئوليات الرئيسية التي توضح قدراتك الكاملة على إنجاز العمل .
• ضع الوظائف المستهدفة في ذهنك عند وصف الوظائف والإنجازات السابقة مع التركيز على الإنجازات المرتبطة بهذه الوظائف .
• إذا كنت قد أتممت أحد الدراسات أو الدرجات العلمية التي تتعلق بالوظيفة خلال السنوات الخمس السابقة يجب أن تذكرها في مقدمة السيرة الذاتية وأما الدراسات الأخرى فتوضع في نهاية الصفحة.

الشكل الوظيفي :

هذا الشكل لا يتبع خطا زمنيا متصلا ولهذا فهو يبرز إنجازاتك ومهاراتك، أما تاريخك الوظيفى فيكتب بشكل موجز أو يتم تجنبه تماما. وتوضع مهاراتك وخبراتك الهامة بالنسبة للوظيفة الحالية (بما فى ذلك الخبرة التعليمية) فى بداية سيرتك الذاتية، وتنظم بحيث يستطيع صاحب العمل أن يرى مدى ارتباط مهاراتك بالوظيفة التى تتقدم إليها. (فى السيرة الذاتية ذات الشكل الزمنى قد ينظر صاحب العمل ببساطة إلى الوظائف التى عملت بها من قبل لمعرفة إذا كانت لديك الخبرة التى يبحث عنها). ربما تتطلب كتابة السيرة الذاتية ذات الشكل الوظيفي مجهودا أكبر ولكنها تعطيك حرية تسليط الضوء على مواهبك بدلا من التركيز على خبراتك الوظيفية التى حصلت عليها حديثا.

ويمكن أن تكون السيرة الذاتية ذات الشكل الوظيفى فعالة بشكل خاص إذا كنت قد عملت فى عدد من الوظائف المتشابهة، ففى هذه الحالة ستسمح لك بإلقاء الضوء على مهاراتك بدلا من عرض لاجدوى منه لتاريخ وظيفى ممتلئ بالوظائف المتشابهة. ولكن السيرة الذاتية ذات الشكل الوظيفى قد تثير فى ذهن صاحب العمل تساؤلات عما إذا كنت تريد إخفاء بعض المعلومات، ولايعنى هذا أن السيرة الذاتية ذات الشكل الوظيفى يتم تجاهلها أو أنها بلا تأثير. ولكن صاحب العمل الذى يبحث عن تاريخ وظيفى واضح المعالم قد لايعجبه هذا الشكل، خاصة إذا استخدمته لإخفاء حقيقة افتقارك إلى الخبرة أو وجود فترات طويلة بلا عمل فى تاريخك الوظيفى.

• إذا لم يكن لديك اعتراض على الشكل الزمنى المعكوس فاستعمله بدلا من الشكل الوظيفى. أما إذا كنت ماتزال معجبا بفكرة الشكل الوظيفى فربما جعلت سيرتك الذاتية أكثر جاذبية عن طريق دمج الشكلين وعمل سيرة ذاتية تجمع بينهما.
• وضع السيرة الذاتية طبقاً للمجال الوظيفي يبرز المجالات الأساسية للإنجازات وأوجه القوى وتسمح لك بترتيبهـا بالطريقة المثلى التي تساند أهدافك الوظيفية .
• استخدم أربع أو خمس فقرات كل فقرة تختص بمجال رئيسي لإحدى خبراتك .
• أذكر في كل جزء الوظائف السابقة بترتيب الأهمية بالمقارنة مع التخصص الذي ترغب العمل به وأشرح باختصار .
• في كل جزء متخصص ركز على الإنجازات والنتائج والقدرات التي لها علاقة مباشرة بالوظيفة المستهدفة.
• من الممكن ذكر إنجازات أخرى بدون ذكر إذا كانت من خلال وظيفة أو من خلال مجال آخر .
• إذا كنت قد أتممت أحد الدراسات أو الدرجات العلمية التي تتعلق بالوظيفة خلال السنوات الخمس السابقة يجب أن تذكرها في مقدمة السيرة الذاتية ، أما الدراسات الأخرى فتوضع في نهاية الصفحة.
• أذكر بإيجاز خبراتك العملية السابقة في أسفل السيرة الذاتية موضحاً التواريخ والموقع الوظيفي .
• إذا لم يكن لك خبرات سابقة مهمه لاتذكرها في السيرة الذاتية وأجل ذكرها للمقابلة الشخصية .
• أكتب سيرتك الذاتية في صفحة واحدة بقدر الإمكان أو صفحتين .

المواقف التي يفضل فيها استخدام هذا النوع ( عندما ترغب في الاستمرار في نفس مجال العمل السابق) :

• التاريخ الوظيفي يظهر تطور ونمو حقيقي .
• الوظائف السابقة ذات مكانة مرموقة .
• اسم المنشأة السابقة وصاحبها له صدى كبير .
• عندما تريد التركيز على التاريخ الوظيفي .

المواقف التي لايفضل فيها استخدام هذا النوع :

• عند البحث عن وظيفة لأول مرة .
• عند تغيير مجال العمل .
• عندما تكون قد توقفت عن العمل لفترة زمنية .
• عندما لا تريد التركيز على التواريخ .
• عندما تغير الوظائف بصورة متكررة .

الجمع بين الشكلين الزمني والوظيفي :

السيرة الذاتية التى تجمع بين الشكلين الزمنى والوظيفى هى سيرة ذاتية ذات شكل وظيفي ولكن أضيف إليها تاريخ وظيفى موجز، وفيها تعرض المهارات والإنجازات أولا ثم يتبعها التاريخ الوظيفى. يجب عليك أن توضح أين ومتى عملت ونوع الوظيفة التى كنت تؤديها، فمن شأن هذا أن يقلل من مخاوف صاحب العمل وقلقه إزاء خبراتك، ويسمح لك أيضا أن تبرز مواهبك وكيف يمكنك استخدامها فى الوظيفة التى تتقدم إليها. وعلى الرغم من أن معظم أصحاب العمل يفضلون السيرة الذاتية ذات الشكل الزمنى إلا أن هذا الشكل هو بديل جيد للسيرة ذات الشكل الوظيفى.

المواقف التي يفضل فيها استخدام هذا النوع :

• عندما ترغب في إعطاء أنطباع مؤثر من أجل الوظيفة المحددة.
• عندما تكون نوعية الوظيفة واضحة.
• مستعد لوضع سيرة لكل وظيفة .
• تمتلك مهارات وليس لديك خبرات كثيرة .

المواقف التي لايفضل فيها استخدام هذا النوع :

• عندما تكون أهداف الوظيفة غير واضحة.
• عندما ترغب في سيرة ذاتية موحدة لكل وظيفة.
• عندما تكون غير واثق من المهارات والقدرات التي تمتلكها.
• عندما تكون مبتدئ وتمتلك خبرات محددة.